>Time Management ანუ როგორ ვიმუშაოთ ეფექტურად

>ბავშვობიდან ვერ გადავეჩვიე ერთ ცუდ ჩვევას – გასაკეთებელი საქმე ბოლო წუთამდე მიმყავს. ”დედლაინამდე”.


აი, სკოლის დროიდან ყველას გემახსოვრებათ: პარასკევს რომ უნდა იმეცადინო და შაბათ-კვირას თავისუფლად იყო. მე კი სულ ბოლო წუთამდე მიმყავს ყველაფერი – ადრე მეცადინეობა, ეხლა კი – საქმე და სამუშაო.

ნეტა ადამიანს თუ შეუძლია საკუთარი თავის ”ხელახლა აღზრდა”? გადამზადება? კარგი სიტყვა აქვთ რუსებს: перевоспитание.

ბევრი ვიფიქრე და ვიკითხე ამ საკითხზე და საბოლოოდ ვისწავლე: ამ ყველაფრისთვის საჭიროა დროის სწორი მენეჯმენტი. მართლა, პატარა ბავშვი ხომ არ ხარ, რაიმე საქმე ”ვერ მოასწრო”? 
რა თქმა უნდა, ნორმალურ პირობებზე მაქვს ლაპარაკი, თორემ არანორმალურ დედლაინებს არ ვგულისხმობ, დღეს ბევრ მენეჯერს რომ უყვარს თქმა:
– როდის უნდა გააკეთო ეს საქმე და ”გუშინ”!

ჰოდა, დროის მენეჯმენტს, თვითდისციპლინის გარდა, თავისი სპეციალური ინსტრუმენტები აქვს.

პირველი ეტაპი: თვითდისციპლინა
თვითდისციპლინა გამოიხატება იმაში, რომ ნებისმიერი საქმე (დიდი თუ პატარა, მნიშვნელოვანი თუ წვრილმანი) აუცილებლად უნდა ჩაინიშნო – იმ მომენტში, როგორც კი გადაწყვეტ საქმის გაკეთებას (ან დაგავალებენ).

საქმეების ჩაწერა ხდება ორი საშუალებით: ტრადიციული პასტა-ფურცელი და/ან მობილური-ორგანაიზერი.
მე ვიყენებ: 
1. მოლესკინს

2. ნოკიას სმარტფონს



გარდა ამისა, ელექტრონული ჩანაწერებისათვის ვიყენებ შემდეგ სერვისებს:
1. Microsoft Outlook Tasks
2. Microsoft OneNote
3. Evernote
4. Gmail Tasks


ყველა ამ საშუალებით შედგენილი ამოცანები/დავალებები ერთ ადგილას იკრიბება და კალენდარში შესაბამისი ვადები მიეთითება.
ასევე ელექტრონულ სახეს იძენენ ხელით გაკეთებული ჩანაწერები – OneNote-ში შემაქვს და შემდეგ ეტაპზე გადავდივარ.


მეორე ეტაპი: ინფორმაციის დახარისხება 
მნიშვნელოვანია, მინიმუმ სამი სახის პრიორიტერულობის ხარისხის მინიჭება საქმეებისათვის. პირობითად დავყოთ ასე: 
A – უმნიშვნელოვანესი (და მალე გასაკეთებელი) საქმეები
B – საკმაოდ მნიშვნელოვანი, თუმცა არც ისე საჩქარო საქმეები
C – ნაკლებ მნიშვნელოვანი, უვადო ან ხანგრძლივი ვადის მქონე საქმეები.


ქვეკატეგორიების გაკეთებაც შეგვიძლია – მაგალითად, ის საქმეები, რომლებსაც ბევრი დრო არ სჭირდება, პატარა ასოთი შეიძლება აღინიშნოს: a, b და c.


ყველა კატეგორიას აქვს თავისი რამდენიმე საქმე. ასეთი საქმეები ჩვეულებრივად, რიგითი ნომრის მიხედვით ინომრება (რასაკვირველია, რიგითი ნომერი მიუთითებს საქმის შესრულების ვადაზე): 

A1 – ანგარიშის დაწერა და გადაგზავნა, 

a2 – დარეკვა და შეხვედრის დანიშვნა 

b1 – პრეზენტაციის მომზადება შემდეგი თვის ტრეინინგისთვის, 

B2 – თვის ბოლოს სემინარისთვის მასალების შეგროვება და გადახედვა 

C1 – როდისმე პარტნიორებთან ერთად ლანჩზე წასვლა და სამომავლო წლის გეგმების შეთანხმება

c2 – გასული წლის საფოსტო ყუთის გაწმენდა



მესამე ეტაპი: საქმის შესრულების მონიტორინგი

მონიტორინგი დაგეხმარებათ იმაში, რომ ყველა საქმე დროულად შეასრულოთ და არაფერი გამოგეპაროთ.

საერთოდ, რეკომენდირებულია ზემოთხსენებული სიის შედგენა დავიწყოთ სამუშაო კვირის დასაწყისში, რაც გაგვიადვილებს პრიორიტეტების დასახვას და ვადების ჩანიშვნას.


ყოველი შემდეგი დღის დილა კი გამოიყენეთ იმისათვის, რომ წინა დღით შესრულებული საქმეები წაშალოთ და ახალი დავალებები ჩაიწეროთ (ან, გარემოებების მიხედვით, შეცვალოთ პრიორიტეტები და რიგითობა).


მონიტორინგი გაუწიეთ არა მარტო ელექტრონულად ჩაწერილ საქმეებს, არამედ ბლოკნოტში გაკეთებულ ჩანაწერებსაც – შეიძლება რაიმე იდეა ან დამატებითი ინფორმაცია გაქვთ ჩანიშნული, რაც გამოგადგებათ.


თუ ჩემს მიერ დასახელებული პროგრამული უზრუნველყოფა არ გაქვთ, ნუ მოიწყენთ, ნებისმიერი ინსტრუმენტი გამოგადგებათ – Word-იც კი.
თუ სმარტფონი არ გაქვთ, შეგიძლიათ ნებისმიერ ტელეფონში, უბრალოდ SMS-ში ჩაიწეროთ საქმეები და მერე გადაიტანოთ თქვენთვის მოსახერხებელ პროგრამაში/ბლოკნოტში
  
მთავარია, კალენდრის გამოყენება ისწავლოთ 🙂

Advertisements